Cómo Octanza usa el acceso a Gmail para conciliar automáticamente las facturas de proveedores de cada cliente.
Ciurletti & Levstein desarrolla y opera Octanza, un sistema de gestión para estaciones de servicio, ofrecido a estaciones clientas (terceros). Esta función puntual —conciliación automática de facturas por correo— es parte de Octanza y cada estación cliente la activa conectando su propia casilla de Gmail, de forma independiente de las demás.
Cuando un cliente de Octanza activa esta función, autoriza a Octanza a conectarse, mediante Gmail API, a la casilla de correo que el cliente elige (normalmente donde le llegan las facturas de sus proveedores), para detectar los mensajes que traen facturas o remitos (por ejemplo, correos cuyo asunto contiene "FACTURA"). El objetivo es evitar la carga manual: cuando llega una factura por mail, el sistema la lee y la cruza contra la orden de compra correspondiente, dentro de la cuenta de ese mismo cliente en Octanza.
Del correo filtrado, la función toma: remitente, asunto, fecha, y el contenido del cuerpo o adjunto que corresponde a una factura o remito (número de comprobante, ítems, cantidades, montos, RUC y timbrado del proveedor). Esa información se usa únicamente para completar la conciliación de compras de ese cliente dentro de Octanza — nunca se procesa contenido de correos que no coincidan con el filtro de facturación, y los datos de un cliente nunca se mezclan con los de otro.
Los datos extraídos de cada factura quedan almacenados en la base de datos de Octanza, aislados por cliente, alojada en infraestructura administrada por Ciurletti & Levstein, accesible solo con las credenciales de ese cliente o del personal de soporte autorizado. Se conservan mientras sean necesarios para la contabilidad del cliente y el cumplimiento de las obligaciones fiscales vigentes en Paraguay.
El titular de la casilla de Gmail conectada puede desactivar este acceso en cualquier momento desde myaccount.google.com/permissions, buscando esta aplicación y eligiendo "Quitar acceso". Al revocarlo, la conciliación automática de ese cliente deja de leer correos de inmediato (el resto de Octanza sigue funcionando igual).
Si el alcance de esta automatización cambia (por ejemplo, se conecta a más casillas o se procesan otros tipos de documento), esta página se actualiza y se deja constancia de la fecha en el encabezado.